En af de podcasts, jeg lytter til hver uge, er Shel Holtz og Neville Hobsons For Immediate Release. Hver episode er over en time lang, så man skulle tro, at mit Shel Holtz-behov er dækket – men nej, den mand er en god taler, og han ved noget om intern kommunikation i virksomheder. Shel havde godt nok haft et fatalt Mac-nedbrud (ja, det sker) under flyveturen, så det blev uden slides med de fede eksempler. Pyt – dem får vi på mail senere.

Intern kommunikation: hvad er der galt?

Email og internet har ødelagt intern kommunikation. Vi er blevet mindre strategiske. Email ryger ud til alle mulige uden grund – folk aner ikke, hvad de skal med alle de emails, og når folk har været væk fra deres arbejde i nogle dage, så starter de med at slette alle de emails, de har fået, fordi de ikke kan bruge dem til noget alligevel. Intranet kommunikerer til alle i virksomheden og i virkeligheden ingen. One size fits all-kommunikation, kalder han det.

Podcasting er en af de løsninger, der er, og som kan forbedre kommunikation til ansatte.

Virksomheder vil have de ansatte til at arbejde på en bestemt måde. Vi vil have, at de skal tale om produkterne, de tjenester, som virksomheden yder, og i det hele taget have det godt med dét, de er med til at producere. Dét et noget, alle erhvervsledere, gerne vil have.

1. Build trust – byg tilliden op til virksomheden – ellers vil medarbejderne ikke engagere sig. Og den anden vej også – vi forlanger, at medarbejderne skal have tillid til ledelsen, men samtidig overvåger vi deres emails, deres brug af internettet og så videre – det er ikke tillid.

2. Make them part of decisions – i gamle dage var ansatte ikke vant til at skulle engagere sig eller blive hørt – de skulle bare være loyale og trofaste – men i dag er det noget andet.

3. Role knowledge – gør de ansatte klar, hvad deres rolle er, og hvad deres arbejde betyder for virksomhedens bundlinje.

4. Connecting employees to the market place – De skal vide, hvad der sker omkring virksomheden, hvilke faktorer udefra, der har betydning for virksomhedens økonomi.

Hvad handler det om:

1. Attention – opmærksomhed – det vil vi alle have
2. Relevance – det skal have relevans for medarbejderen
3. Influence – det skal have indflydelse på medarbejderen

Shel har talt om intranet med fokusgrupper i årevis. Mange siger, at de ikke har tid til at læse dét, der ligger på Intranettet, eller, at der “sikkert ligger et eller andet derude, men hvor?”

Podcasting har rigtig mange fordele.

Portabilitet:
Man kan tage dem med sig – tage dem med hjem. Dét kan man ikke med intranet afsikkerhedsgrunde, selv om banker kan finde ud af at lade folk gå på netbank, kan virksomheder ikke finde ud af at lade folk gå på intranet hjemmefra.

Multitasking – man kan foretage sig andet i mellemtiden.

Segmentation – man kan ramme et bestemt publikum – og kun dem. Ex. sælgere eller reparatører, som kører meget rundt ude i landet.

Mange virksomheder, der godt nok har valgt at podcaste, gør den fejl, at de ikke opretter en blog – de sender bare en podcast ud, men hvor kan man kommentere? Hvor kan man se shownotes?

Man skal dog ikke gå helt væk fra trykt kommunikation, for ikke alle har adgang til intranettet.

Man skal kommunikere, ikke for at spare penge men for at få bedre resultater.

Man kan spare penge på konferencer – telefon- eller videokonferencer. Og tænk på multinationale virksomheder, hvor folk eks. i Indien skal op klokken tre om natten for at høre nogle få mennesker tale om et eller andet – her er podcasten meget bedre.

Der er to slags it-afdelinger, Den, der vil have kontrol og dem, der gerne vil yde service. Den første kategori er det svært at få til at implementere rss.

Men hvad med sådan nogle emails, som vi får, hvor vi får at vide, at serveren vil være nede mellem klokken det og det lørdag formiddag – hvad skal vi med sådan en besked? Hvis man kunne abonnere på en email som dét, og det kan lade sig gøre, så ville kun dem, der har brug for det, så den. Resten er spild af tid.

IBM – alle i firmaet kan starte en podcast om hvad de vil. Mange af dem er elendige. Men der er et par stykker af dem, som er virkelig gode.

Hvad med at give de ansatte mp3-afspillere? Man kan få dem meget billige – nogle giver ligefrem de ansatte iPods.

Så til spørgetiden:

Men hvad med fortrolighed og sikkerhed?

Mange tror, at man ikke kan syndikere, dvs. sende noget ud med rss, det er ikke sikkert, men faktisk findes der nu en tjeneste, som lanceres her på messen, hvor man kan sende rss-feeds ud, som kun bestemte personer kan abonnere på.

Hvad med formatet – cd eller mp3:
I gamle dage sendte man kassettebånd – Firmaet FedEx laver en cd hver måned – men det er ikke kun med lyd også billeder oma. Men det tager tid at producere en cd. Så der bliver en forsinkelse, hvorimod mp3 kan sendes ud øjeblikkeligt.

Hvad nu, hvis den, der skal formidle noget, ikke er god til at formulere sig, skal man så hyre en skuespiller eller en anden speaker – nej – slet ikke, siger Shel Holtz. Det bliver mindre autentisk og ærligt på den måde.